Cómo registrar leads en HubSpot

Índice:

1. Cómo funciona el Registro de Lead
2. Requisitos
3. Configurando su bot para registrar el lead
4. Guardando las respuestas del usuario en una variable
5. Definiendo el contacto
6. Acción de solicitud HTTP para la API de HubSpot
7. Consideraciones Finales
8. Registro de lead en HubSpot
9. Validando el registro de lead
10. Propiedades del contacto
11. Propiedades personalizadas
12. Propiedades ya existentes en HubSpot

 

HubSpot es una herramienta de CRM extremadamente completa que integra el equipo de marketing y ventas como un todo. Trabajar con un bot integrado en HubSpot puede ser muy ventajoso para potenciar los resultados de ventas de la empresa.

 

Cómo funciona el Registro de Lead

Cada usuario que interactúa con el bot tiene asociada una variable de contacto que se puede utilizar para guardar información importante adquirida durante el flujo conversacional. Una vez que esta información está disponible en esta variable, es posible crear y/o actualizar el lead (contacto) en HubSpot.

En la versión actual de la integración, es posible registrar leads en una o más cuentas distintas de HubSpot (lo cual es una evolución de la versión anterior que solo permitía integrar una cuenta) desde uno o más bots. El paso a paso de cómo definir esto se explicará mejor en la sección de configuración de la integración.

 

Requisitos

Antes de intentar registrar un lead en HubSpot, es necesario haber instalado previamente el complemento de integración de HubSpot en su bot.

Si no ha realizado este proceso, aprenda Cómo instalar la aplicación de integración de HubSpot

 

Configurando su bot para registrar el lead

Como se abordó previamente, la información de los clientes, guardada en el contacto de Blip, se utilizará para registrar el lead en HubSpot. Por lo tanto, es necesario asegurar que toda la información (que deseas integrar a HubSpot) de tu cliente se pregunte y guarde debidamente a lo largo del flujo de conversación, para posteriormente guardarlas en el contacto.

 

 

Otra información importante a tener en cuenta es que al registrar cada contacto en HubSpot, tendrá en sus extras una propiedad llamada hubSpotContactId. Esta propiedad guarda información vital del contacto en HubSpot. Por lo tanto, nunca borres esta propiedad.

 

Guardando las respuestas del usuario en una variable

Siempre que haya la posibilidad de respuesta del usuario y se desee guardar este dato en HubSpot, es necesario primero guardar la entrada del usuario en una variable. Una de las formas de hacer esto es:

• En el bloque en el que se desea guardar la respuesta del usuario, haz clic en “Entrada del usuario”:

• Después de eso, habilita la opción “Guardar respuesta en variable” y da un nombre cualquiera a la variable, como se muestra a continuación:

De esta forma, esta variable podrá ser utilizada posteriormente en la definición del contacto. Si es necesario tratar (por cualquier motivo) la respuesta del usuario, puede ser necesario definir una acción de Ejecución de Script y guardar la respuesta en la variable deseada. Estos pasos pueden ser consultados aquí.

 

Definiendo el contacto

Después de guardar en variables toda la información deseada, basta con crear una acción de definición de contacto para que esos datos se guarden en el contacto del cliente. Para esto, hay dos formas posibles de realizar este proceso (elige solo una de ellas).

• Definir contacto localmente

La primera opción es crear una acción de definición de contacto (en Acciones de Salida) en cada uno de los bloques (es decir, localmente) donde el usuario proporciona la información deseada, guardando solo esa información en cuestión.

Por ejemplo, si hay un bloque pidiendo el correo electrónico, se creará una definición de contacto, en acciones de salida, guardando el correo electrónico, como se muestra a continuación:

Y así sucesivamente para los demás bloques que piden la información deseada del usuario.

• Definir contacto globalmente

La segunda opción es definir el contacto de forma global, de esta manera solo es necesario crear la acción en las acciones globales de tu bot y no en cada bloque específico.

 

Para esto, sigue los siguientes pasos:

 

Acceder a configuración;

En acciones globales, crear la acción de salida: definir contacto;

Guardar toda la información deseada (ya definida en sus respectivas variables) de una sola vez;

De esta forma, esta acción de guardar el contacto se ejecutará globalmente.

Más información sobre la acción de definición de contacto puede encontrarse en este enlace.

 

Acción de solicitud HTTP para la API de HubSpot

En este paso es necesario configurar la solicitud que, de hecho, enviará los datos del lead (contacto) a HubSpot. Para esto, es necesario definir una acción de solicitud HTTP (en acciones de salida) en las acciones globales del bot. Accede al siguiente camino en el builder:

• Configuração >> Ações Globais >> Adicionar Ação de Saída >> Requisição HTTP

Al hacer clic en la acción Requisição HTTP, es necesario completar algunas informaciones requeridas para que se ejecute con éxito. Sigue la configuración informando el nombre del parámetro y su valor correspondiente:

• Método: POST
• URL: https://hubspot.cs.blip.ai/api/HubSpot/v2/lead/management
• Cabeceras: Haga clic en la opción "adicionar cabeçalho" y agregue las siguientes cabeceras. El botId se refiere al campo Key. Su valor se explica a continuación:

botId: <El id del enrutador si la integración se ha instalado en él> o <el id del bot que está configurando si no tiene enrutador>.

 

Esta información se puede encontrar en la página principal de su bot/enrutador como se muestra en la imagen a continuación:

Importante: Para que el registro de lead funcione es necesario que la integración de HubSpot se haya instalado en el bot actual o en el enrutador (si sus bots están conectados a un enrutador).

 

En el primer caso, usa el id del bot hijo. Ya en el segundo caso utilice, necesariamente, el id del enrutador (siendo inclusive la forma recomendada: instalar el plugin y las integraciones por el enrutador y usar el id del enrutador en los bots hijos para realizar requests en la API de HubSpot).

 

Cuerpo: Al hacer clic en la opción cuerpo, defínalo con el valor mostrado a continuación y presione ctrl + s para guardar:

 

{
    "contact" : {{contact.serialized}},
    "integrations" : [
        "Integración 1",
        "Integración 2",
    ]
}

 

Importante: La propiedad integrations es la única que puede ser modificada en el cuerpo mostrado arriba. Definirá para qué cuentas de HubSpot se debe registrar el lead. Para esto simplemente especifique uno por uno el nombre de la integración que corresponde a cada una de las cuentas de HubSpot que desea integrar (recuerde que los nombres de las integraciones informados deben corresponder a las integraciones registradas en el bot en el que se instaló el plugin). Para consultar los nombres de integraciones disponibles, acceda al plugin de Integración de HubSpot.

Siempre escriba los nombres de las integraciones exactamente como se muestra en el Plugin, entre comillas dobles (“”) y separando cada nombre de integración con una coma (como se muestra en el ejemplo anterior).

 

Si desea que el registro de lead ocurra para todas las integraciones (cuentas de HubSpot) actualmente disponibles en el bot en cuestión, simplemente defina la propiedad integrations como vacía , como se muestra a continuación:

 

{
    "contact" : {{contact.serialized}},
    "integrations" : []
}

 

Un ejemplo del cuerpo de la acción de solicitud HTTP para registrar el lead en las cuentas nombradas como

Integración 1 e Integración 2 es:

 

 

• Variable para el estado de la respuesta: <Cualquier nombre deseado>, pero recomendamos leadStatus.
• Variable para el cuerpo de la respuesta: <Cualquier nombre deseado>, pero recomendamos leadResponse.

De esta forma, su configuración se verá como en la figura a continuación (solo difiriendo el valor del botId):

 

• Para más información sobre la acción de Solicitud HTTP consulte este link.

 

Consideraciones Finales

Por lo tanto, para que su bot esté habilitado para registrar el lead, es necesario:

• Guardar la información deseada a lo largo del flujo conversacional.
• Configurar la acción de definición de contacto.
• Definir una acción de Solicitud HTTP que enviará la información del contacto a HubSpot.

Recuerde que si optó por configurar la definición de contacto globalmente, necesariamente debe haber el siguiente orden en las acciones globales: primero se crea la acción de Definición de contacto y luego se define la acción de Solicitud HTTP, como se muestra a continuación (en Configuración >> Acciones Globales):

Si optó por la definición de contacto localmente, en acciones globales solo habrá la acción de Solicitud HTTP en acciones de salida, ya que la definición de contacto se está realizando localmente en los bloques.

 

Registro de lead en HubSpot

A continuación se describen algunas orientaciones sobre el funcionamiento y validación del registro de lead en el lado de HubSpot.

 

Validando el registro de lead

Una vez que todas las configuraciones descritas anteriormente se hayan realizado correctamente, cuando los usuarios interactúen con el bot, el registro del lead deberá ser creado con éxito en HubSpot en la sección de contactos, como se muestra a continuación:

 

Propiedades del contacto

Las propiedades estándar del contacto de Blip, a saber: nombre, correo electrónico, ciudad, teléfono y género ya existen en HubSpot. De esta forma se hará un mapeo directo de estas propiedades ya existentes.

 

Propiedades personalizadas

Las propiedades personalizadas (extras) del Contacto de Blip y que aún no existen en HubSpot, se crearán automáticamente como nuevas propiedades del contacto.

Importante: Todas las propiedades personalizadas (extras) del Contacto de Blip, se entienden, necesariamente, como texto (string). Así, las propiedades creadas en HubSpot por primera vez, a través de los extras del Contacto de Blip, se crearán como tipo string.

 

Con el fin de verificar estas propiedades en HubSpot, así como todas las demás, siga los pasos:

 

Haga clic en el contacto deseado y en Acciones > Ver todas las propiedades

 

 

Después de esto, basta con seleccionar la opción Información de Contacto y buscar la propiedad deseada.

 

Propiedades ya existentes en HubSpot

Si una propiedad del contacto ya existe en HubSpot y se desea llenar esta propiedad con información obtenida en el flujo conversacional de su bot, es necesario primero conocer el nombre interno de esta propiedad en HubSpot. Para esto:

 

Haga clic en configuraciones (símbolo de engranaje) y luego seleccione propiedades.

 

Al hacer clic en la propiedad deseada, se abrirá una nueva pantalla, donde será posible hacer clic en el símbolo </> donde se mostrará el nombre interno de la propiedad, como se muestra a continuación.

 

Este es el nombre interno de la propiedad que debe copiarse y utilizarse en la definición de contacto (en la propiedad extras) si es necesario, como se ejemplifica a continuación:

 

 

Importante: Como ya se mencionó anteriormente, todos los extras del contacto de Blip se entienden como texto (string). Así, para poder utilizar una propiedad ya previamente creada en HubSpot, necesita ser del tipo string (texto), de lo contrario esta propiedad no será llenada en el momento de la integración. Ejemplo: Si un campo, llamado edad, ya existe en HubSpot, necesita ser del tipo string, para que Blip pueda llenar su valor con éxito.

En otras palabras, las propiedades ya existentes en HubSpot necesitan ser del tipo texto, aunque el campo espere recibir número u otro tipo que no sea expresamente texto (string).

 

Para obtener más información, acceda a la discusión sobre el tema en nuestra comunidad o los vídeos en nuestro canal. 😃