[Extensión] Cómo enviar mensajes activos en WhatsApp desde HubSpot

1. Introducción

2. Funcionalidades

3. Requisitos previos

4. Instalación y configuración

5. Envío de mensajes masivos

6. Envío de mensajes individuales

7. Seguimiento de los envíos

8. Soporte

Descripción breve: Envía mensajes activos en WhatsApp a través de Blip directamente desde HubSpot, de forma masiva mediante Flujos de trabajo o individualmente desde el registro del contacto, con plantillas aprobadas por Meta.

Introducción

La extensión HubSpot: Envío de mensajes activos conecta tu cuenta de HubSpot con Blip y te permite enviar mensajes activos de WhatsApp sin salir de HubSpot. Puedes enviarlos a varios contactos a la vez desde un Flujo de trabajo o enviarlos individualmente desde el registro de un contacto.

Por ejemplo, cuando un lead completa un formulario y entra en un flujo de trabajo de HubSpot, la extensión envía una plantilla de WhatsApp aprobada con el nombre del lead ya completado a partir de las propiedades del contacto, y registra el envío en la línea de tiempo de ese contacto.

Funcionalidades

• Envío masivo de mensajes activos de WhatsApp desde los Flujos de trabajo de HubSpot.

• Envío individual mediante la tarjeta Blip en el registro de un contacto.

• Uso de plantillas (templates) de WhatsApp aprobadas por Meta, con variables, contenido multimedia y botón dinámico.

• Completar automáticamente las variables de la plantilla a partir de las propiedades del contacto en HubSpot.

• Redireccionamiento del contacto a un bot o flujo específico después del envío.

• Registro automático de cada envío en la línea de tiempo del contacto en HubSpot, con el estado (Enviado, Recibido, Leído o Fallido).

Compatible con el siguiente canal: WhatsApp.

Requisitos previos

Antes de comenzar, asegúrate de tener:

• Un bot en Blip con un canal de WhatsApp conectado, ya sea en el propio bot o en el Router al que pertenece.

• Una cuenta de HubSpot con permisos de administrador para instalar y autorizar aplicaciones.

• Una plantilla (template) de WhatsApp aprobada por Meta y disponible en el bot.

• Una propiedad de contacto en HubSpot con el número telefónico en formato internacional (por ejemplo, +5511999999999) o en un formato brasileño válido.

• Acceso a los Flujos de trabajo de HubSpot, si vas a utilizar el envío masivo.

Instalación y configuración

Instala la extensión en el bot que realizará los envíos. Este bot debe tener un canal de WhatsApp conectado, ya sea directamente o mediante el Router al que pertenece. La extensión localiza el número de WhatsApp automáticamente.

1. Accede a la extensión HubSpot: Envío de mensajes activos en Blip Store.

2. Haz clic en Instalar. La extensión aparecerá en la lista de extensiones instaladas del bot.

3. Abre la extensión para comenzar la configuración.

4. Haz clic en Iniciar sesión con HubSpot. Se abrirá una ventana de autorización de HubSpot.

5. En la ventana, inicia sesión en tu cuenta de HubSpot, selecciona la cuenta que se integrará, revisa los permisos y haz clic en Conectar aplicación. La ventana se cerrará y la cuenta aparecerá conectada en la extensión.

Si la ventana de autorización no se abre, verifica que el navegador no esté bloqueando las ventanas emergentes. Confirma también que el bot mostrado en la extensión sea el que realizará los envíos. Para cambiar de cuenta de HubSpot, haz clic en Iniciar sesión con otra cuenta y repite el proceso.

Nota: al iniciar sesión con HubSpot aceptas los términos de uso y la política de privacidad de Wiv, que se muestran en la pantalla de inicio de sesión de la extensión.

Nota: para enviar mensajes activos necesitas una plantilla de WhatsApp aprobada por Meta y disponible en el bot seleccionado. La plantilla puede contener texto, variables, contenido multimedia (imagen, video o documento) y botones, según el tipo de envío.

Envío de mensajes masivos

El envío masivo se realiza dentro de los Flujos de trabajo de HubSpot. Configura el flujo como prefieras y, en el punto en el que quieras enviar el WhatsApp, agrega la acción de la extensión. La acción funciona tanto en flujos nuevos como en flujos existentes. Si todavía no has creado ningún flujo, consulta la documentación de flujos de trabajo de HubSpot.

Agregar la acción de envío

1. En el flujo de trabajo, haz clic en el ícono + para agregar una nueva acción.

2. Abre la sección Aplicaciones conectadas y localiza la aplicación Blip (en cuentas más antiguas, puede aparecer con el nombre anterior de Wiv, Blip - White Wall).

3. Selecciona la acción Enviar mensaje de WhatsApp.

Configurar el envío

Completa los campos de la acción:

• Bot emisor: el bot de Blip que ejecuta el envío.

• Número de WhatsApp del contacto: la propiedad del contacto que contiene el número telefónico.

• Plantilla del mensaje: en la lista solo aparecen las plantillas aprobadas en WhatsApp.

• Variables separadas por línea: indica una variable por línea, en el mismo orden de la plantilla. La primera línea reemplaza la primera variable, la segunda línea reemplaza la segunda variable y así sucesivamente. El número de líneas debe coincidir con el número de variables de la plantilla.

• Enlace del archivo multimedia: URL pública de la imagen, video o PDF, cuando la plantilla utiliza contenido multimedia.

• Variable asociada al botón: valor enviado al botón dinámico, cuando la plantilla tiene un botón.

• Posicionar usuario en el bot y Posicionar usuario en el flujo: opciones para dirigir el contacto a un bot o estado de flujo después del envío.

Con el bloque configurado, haz clic en Guardar y después en Revisar y publicar para activar el flujo. Crea un flujo simple con un contacto de prueba antes de publicarlo en producción.

Atención: todos los campos obligatorios de la plantilla deben estar completos, y la cantidad y el orden de las variables deben coincidir exactamente con la plantilla. De lo contrario, el mensaje no se enviará.

Envío de mensajes individuales

También puedes enviar un mensaje activo a un solo contacto directamente desde su registro en HubSpot.

1. En HubSpot, accede a CRM > Contactos y abre el registro del contacto que recibirá el mensaje.

2. En el panel derecho, localiza la tarjeta Blip. Si no está visible, es posible que esté contraída o que debas agregarla a la vista del registro.

3. En la tarjeta Blip, haz clic en Enviar mensaje activo. Se abrirá una ventana con el formulario de envío.

4. Selecciona el bot emisor.

5. Selecciona la propiedad que contiene el número telefónico, elige la plantilla del mensaje, completa las variables e indica el enlace del contenido multimedia cuando la plantilla lo solicite.

6. Si quieres, activa Posicionar usuario en el bot y elige el bot y el flujo de destino.

7. Haz clic en Enviar. Después del envío, confirma que el mensaje llegó al contacto correcto.

Limitaciones del envío individual

El envío individual mediante la tarjeta admite texto, variables e imagen en el encabezado de la plantilla. Las plantillas con botón dinámico, video o documento deben enviarse mediante el Flujo de trabajo, que admite estos recursos. Si la plantilla no aparece o no se acepta en la tarjeta, utiliza el flujo de trabajo o una plantilla de texto compatible.

Seguimiento de los envíos

Cada envío se registra automáticamente en la línea de tiempo del contacto en HubSpot como una comunicación de WhatsApp, con el estado actualizado (Enviado, Recibido, Leído o Fallido). La actualización se ejecuta en segundo plano, por lo que el estado puede tardar algunos minutos en aparecer.

En Blip, los envíos crean campañas en Growth, donde puedes dar seguimiento a la audiencia y al progreso de cada envío.

En el campo Acciones, descarga una hoja de cálculo con los detalles de los envíos. El archivo muestra el destinatario, el estado del envío y los errores que ocurrieron durante el procesamiento.

Cuando un envío falla, revisa primero el número telefónico del contacto, la plantilla seleccionada y el llenado de las variables. Las causas más comunes son:

• Número telefónico vacío, inválido o fuera del formato internacional.

• Plantilla inactiva, rechazada o no encontrada en el bot.

• Cantidad u orden de variables diferente a la de la plantilla de WhatsApp.

• Enlace de contenido multimedia inválido o no público.

• Bot sin un canal de WhatsApp activo o sin los permisos necesarios.

• Extensión conectada a un portal de HubSpot diferente al que está ejecutando el flujo.

Ajusta los datos y realiza una nueva prueba de envío.

Soporte

Si tienes dudas o problemas con la configuración, comunícate con el equipo de soporte de Wiv por correo electrónico en support@wiv.com.br.

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